Áttekintés
Ez a program a "Segítsünk együtt a menekülteknek" csoport munkájának logisztikai támogatását célozza. A program segítségével rendezett formában tekinthető át az egyes alapanyagok raktárkészlete, az hogy a különböző támogatók (adományozók) révén milyen beérkezések várhatóak a közeljövőben, nyomon követhető az egyes összetevők fogyása, átlagos felhasználása is.
Az adományozók facebok bejelentkezésüket használva léphetnek be a programba és tájékozódhatnak az egyes alapanyagok, segédanyagok raktárkészleteiről, megnézhetik, hogy miből van hiány mit kellene beszerezni, rendelni. Láthatják azt is, hogy a többiek intézkedéseinek a következtében milyen beérkezések várhatóak a közeljövőben. Így elkerülhetőek a felesleges, dupla rendelések és biztosítható, hogy mindig mindenki éppen azt rendelje, hozza amire a legnagyobb szükség van.
A rendelkezésre álló emberi erőforrások mennyiségétől függően a programot többféle módon használhatjuk:
Maximalista használat
Ez esetben amellett, hogy az adományozók a programba beviszik az egyes termékek várható beérkezési időpontjait és mennyiségeit, a készleteket figyelő, kezelő önkéntesek (továbbiakban "készlet menedzserek" a programba beviszik az egyes termékek tényleges beérkezési időpontjait és mennyiségeit is, valamint a felhasználásokat (főzés, kiosztás) is (dátum + mennyiség). A program a bevitt tényleges beérkezési és fogyási adatok alapján automatikusan tartja nyilván a raktárkészletet és ugyancsak automatikusan piros kiemeléssel jelzi azon termékeket amelyek készlete az előre beállított "minimális készlet" alá csökkent, tehát amelyből sürgős beszerzésre van szükség. A készlet menedzserek az automatizmusokat felülbírálva is bejelölhetnek "Sürgősen beszerzendő"-nek egyes termékeket, és módosíthatnak az automatikusan számolt raktárkészleteken (ez utóbbira pl. olyankor lehet szükség ha valamely alapanyag megromlik, ki kell dobni - reméljük ez nem fordul elő gyakran). Sajnos azt látni kell, hogy ez a fajta használat elég sok emberi munka ráfordítást is igényel a készlet menedzsernek/menedzsereknek folyamatosan dolgozniuk kell a beérkezések és felhasználások adatainak bevitelével.
Minimalista használat
Ha nem tudjuk a maximalista használathoz szükséges emberi munkaidő kapacitást biztosítani, akkor lehetőség van egy egyszerűsített használatra is. Ebben az esetben gyakorlatilag nincs nagyobb munkaidő igény annál mint amit jelenleg a Google táblázat vezetése jelent.
Ez esetben emellett, hogy az adományozók a programba beviszik az egyes termékek várható beérkezési időpontjait és mennyiségeit, a készlet menedzser minden nap áttekinti a termékek raktárkészletét és termékenként ezt az egy számot viszi csak be a programba. Ez esetben a program nem jelzi automatikusan a sürgősen beszerzendő termékeket hanem ezt is a készlet menedzsernek kell "kézzel" jelölnie (ez a raktár készlet bevitelével egy időben végezhető el, egyetlen kattintással). Ilyenkor sajnos az adományozók a programban nem tudnak tájékozódni a tényleges beérkezésekről és a felhasználásokról.